Maradandó értékű iratok őrzése
Kérdés
Köztulajdonban álló munkáltatónál kerülnek őrzésre a maradandó értékű iratok. A munkáltató közfeladatot lát el, lenti kormányrendelet vonatkozik rá. A 335/2005. Korm. rendelet 8. §-ának (1) bekezdése alapján a közfel-adatot ellátó szerv vezetője, illetőleg tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. A (2) bekezdés alapján az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók. A munkáltatónak milyen feltételek szerint kell őriznie a maradandó értékű iratokat? Milyen jogszabályban szerepelnek ezek a feltételek? Pl. zárható szekrény vagy páncélszekrény.
Részlet a válaszból
Megjelent a Költségvetési Levelekben 2025. április 15-én (370. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 6578
[…] szabályok alapján a munkajogi igények általánosan 3 év alatt évülnek el, ezen időtartam alatt a munkáltató iratmegőrzési kötelezettsége fennáll [Mt. 286. § (1) bekezdés], vagyis valamennyi munkaügyi dokumentációt legkevesebb 3 évig meg kell őriznie a foglalkoztatónak.A Tny. 99/A. §-ának (1) bekezdése szerint a Tbj-tv. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. A bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor. Az e szabállyal előírt iratmegőrzési kötelezettség a törvény értelmében már csak a 2024. december 31-éig keletkezett iratok esetében áll majd fenn: 2025. január 1-jétől keletkezett iratok esetében az iratmegőrzési kötelezettségre már nem alkalmazható a Tny. rendelkezése. A nyugellátás megállapításához szükséges adatokat az állami nyilvántartások tartalmazzák.A GDPR általános iránymutatásként határozza meg, hogy „a személyes adatoknak a kezelésük céljára alkalmasaknak és relevánsaknak kell lenniük, az adatok körét pedig a célhoz szükséges minimumra kell korlátozni. Ehhez pedig biztosítani kell különösen azt, hogy a személyes adatok tárolása a lehető legrövidebb időtartamra korlátozódjon. Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, az adatkezelő törlési vagy rendszeres felülvizsgálati határidőket állapít meg.”Ugyanakkor, az Mt. elévülési szabályai alapján az iratmegőrzési kötelezettség nem lehet kevesebb, mint 3 év. Ebből az következik, hogy a munkaügyi iratok – ha azok nem minősülnek a 1995. évi LXVI. törvény szerint maradandó értékűnek – megőrzési kötelezettségére az Mt. 3 éves elévülési szabálya lehet irányadó, azzal, hogy 2024. december 31-ig a munkabérrel történő elszámolásra a Tny. szabályai irányadóak, és a nyugdíjkorhatárt követő 5 év az iratmegőrzési kötelezettség tartama.Az Flt. 2023. december 31-éig hatályos 36/A. §-ának (2) bekezdése szerint az álláskeresési igazolólap egy példányát a munkaadó az utolsó munkában töltött napon átadja a munkavállalónak, a másik példányát pedig – a munkavállaló részére az álláskeresési járadék és álláskeresési segély megállapíthatósága érdekében – 5 évig megőrzi. 2024. január 1-jétől e rendelkezés már nem szerepel a jogszabályban, csak az az előírás, hogy „A munkaadó a foglalkoztatási igazolás másik példányát a nevelőszülői foglalkoztatási jogviszony megszűnését követő öt évig megőrzi”.Ez azt jelenti, hogy általános jelleggel már nem írja elő a jogszabály az 5 éves iratmegőrzési szabályt.A társadalombiztosítási és adóigazgatási dokumentáció megőrzésére vonatkozóan más jogszabályok is tartalmaznak rendelkezéseket. A foglalkoztatott biztosítottként való nyilvántartásba vétele, a jogviszony igazolása, a jövedelemigazolás esetében az Art. 78. §-ának (3) bekezdése szerint az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától […]
Megjelent a Költségvetési Levelekben 2025. április 15-én (370. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 6578
[…] szabályok alapján a munkajogi igények általánosan 3 év alatt évülnek el, ezen időtartam alatt a munkáltató iratmegőrzési kötelezettsége fennáll [Mt. 286. § (1) bekezdés], vagyis valamennyi munkaügyi dokumentációt legkevesebb 3 évig meg kell őriznie a foglalkoztatónak.A Tny. 99/A. §-ának (1) bekezdése szerint a Tbj-tv. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. A bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor. Az e szabállyal előírt iratmegőrzési kötelezettség a törvény értelmében már csak a 2024. december 31-éig keletkezett iratok esetében áll majd fenn: 2025. január 1-jétől keletkezett iratok esetében az iratmegőrzési kötelezettségre már nem alkalmazható a Tny. rendelkezése. A nyugellátás megállapításához szükséges adatokat az állami nyilvántartások tartalmazzák.A GDPR általános iránymutatásként határozza meg, hogy „a személyes adatoknak a kezelésük céljára alkalmasaknak és relevánsaknak kell lenniük, az adatok körét pedig a célhoz szükséges minimumra kell korlátozni. Ehhez pedig biztosítani kell különösen azt, hogy a személyes adatok tárolása a lehető legrövidebb időtartamra korlátozódjon. Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, az adatkezelő törlési vagy rendszeres felülvizsgálati határidőket állapít meg.”Ugyanakkor, az Mt. elévülési szabályai alapján az iratmegőrzési kötelezettség nem lehet kevesebb, mint 3 év. Ebből az következik, hogy a munkaügyi iratok – ha azok nem minősülnek a 1995. évi LXVI. törvény szerint maradandó értékűnek – megőrzési kötelezettségére az Mt. 3 éves elévülési szabálya lehet irányadó, azzal, hogy 2024. december 31-ig a munkabérrel történő elszámolásra a Tny. szabályai irányadóak, és a nyugdíjkorhatárt követő 5 év az iratmegőrzési kötelezettség tartama.Az Flt. 2023. december 31-éig hatályos 36/A. §-ának (2) bekezdése szerint az álláskeresési igazolólap egy példányát a munkaadó az utolsó munkában töltött napon átadja a munkavállalónak, a másik példányát pedig – a munkavállaló részére az álláskeresési járadék és álláskeresési segély megállapíthatósága érdekében – 5 évig megőrzi. 2024. január 1-jétől e rendelkezés már nem szerepel a jogszabályban, csak az az előírás, hogy „A munkaadó a foglalkoztatási igazolás másik példányát a nevelőszülői foglalkoztatási jogviszony megszűnését követő öt évig megőrzi”.Ez azt jelenti, hogy általános jelleggel már nem írja elő a jogszabály az 5 éves iratmegőrzési szabályt.A társadalombiztosítási és adóigazgatási dokumentáció megőrzésére vonatkozóan más jogszabályok is tartalmaznak rendelkezéseket. A foglalkoztatott biztosítottként való nyilvántartásba vétele, a jogviszony igazolása, a jövedelemigazolás esetében az Art. 78. §-ának (3) bekezdése szerint az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától […]
Vissza a találatokhoz
Így olvasható a teljes válasz
ELŐFIZETŐINKNEK
Jelentkezzen be!
LÁTOGATÓK SZÁMÁRA
Elküldjük a választ e-mailen*
