Részlet a válaszból
Megjelent a Költségvetési Levelekben 2007. november 6-án (87. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 1869

[…] táblázatkezelő programok segítségével elkészített összesítések nem felelnek meg a folytonosság követelményének, valamint nem biztosítható az egyes javítások áttekinthetősége, dokumentálása. A számítógépes nyilvántartásoknál célszerű külön programot alkalmazni a kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartására. Célszerű, ha a számítógépes program kapcsolatban van az analitikus előirányzat-nyilvántartással és a szállítói analitikákkal, hiszen ezek változása is folyamatosan befolyásolja a vállalható kötelezettségek nagyságát. – Az évenkénti kötelezettségvállalásokat az analitikus nyilvántartáson belül el kell különíteni. – Az analitikus nyilvántartásba történő kötelezettségvállalások rögzítési időpontját a költségvetési szerven belül egységesen kell meghatározni. Ez az időpont köthető a kötelezettségvállalás tényleges időpontjához (pl. szerződés aláírási időpontja), vagy a kötelezettségvállalás ellenjegyzési időpontjához. – A számviteli elvek szerint egy kötelezettségvállalást kizárólag akkor lehet elismertnek tekinteni, ha az ellenjegyzés is megtörtént. Ennek megfelelően célszerű úgy kialakítani az analitikus nyilvántartásban történő rögzítés időpontját, hogy az ellenjegyzés időpontjával egyező legyen. – Az analitikus nyilvántartás kialakításánál dönteni kell arról, hogy egy egységes, az egész költségvetési szervre vonatkozó nyilvántartás mellett kijelölésre kerülnek-e külön nyilvántartási egységek, amelyek egy-egy keretnél vagy témánál vezetik a részletes kötelezettségvállalásokat. Ezeket az egyes szervezeteket, egységeket a vonatkozó szakirodalom keretgazdáknak nevezi, így ebben az összeállításban is ezt a fogalomrendszert célszerű alkalmazni. – Az analitikus nyilvántartásnak teljes körűnek kell lennie, függetlenül a keretgazdáktól, a teljes kötelezettségvállalási állományra ki kell terjednie. – Az analitikus nyilvántartásban a gazdasági eseményeknek és a kapcsolódó partnereknek beazonosíthatónak kell lenniük. – Az analitikus nyilvántartás a beszámoló kiegészítő melléklet kötelezettségvállalásokra vonatkozó adataihoz a megfelelő dokumentációs rendszert kell, hogy biztosítsa. Az analitikus nyilvántartásnak az előzőekben felsorolt követelmények alapján a következőket kell tartalmaznia: – kötelezettségvállalások halmozott éves állományát, havi bontásban; = előző években vállalt tárgyévi kötelezettségvállalás; = tárgyévben […]